Hvorfor og hvordan sikre elektronisk kommunikasjon på fastlegekontor?
Elektronisk meldingsutveksling – til stor nytte og hjelp, men krever oppmerksomhet og oppfølging!
Oppdatert 1/9-11.
Bakgrunn
Erfaringer Tromsø kommune har gjort i forbindelse med utbredelse av PLO-meldinger til legekontor i Tromsø, viser at det ved enkelte legekontor er varierende rutiner for meldingsovervåkning. Tromsø kommune/pleie- og omsorg har rutiner som plukker opp manglende kvitteringer på meldinger, men opplever at legekontorene ikke avdekker innen rimelig tid når det oppstår tekniske feil eller mangler ved eget legekontor. I enkelte tilfeller kommer ikke meldingsutvekslingen opp igjen før Tromsø kommune tar kontakt med legekontorene, og de kan da oppleve at personene som blir bedt om å sjekke hva som er feil ikke helt vet hva de skal gjøre. Mange legekontor er helt avhengig av enkelt nøkkelpersonell som har kontroll på den elektroniske meldingsutvekslingen, og det er svært sårbart når disse er fraværende eller opptatt. Dermed blir det opp til samhandlingspartner å hjelpe til med å få opp meldingsutvekslingen igjen. Helse Nord IKT kan bekrefte Tromsø kommunes erfaringer med manglende kompetanse og rutiner på legekontorene. I løpet av 2009 og 2010 utførte Helse Nord en kartlegging av legekontorene som bekrefter at rutinene må forbedres, og at man må bevisstgjøre legekontorene på hva som kreves for å sikre en god samhandlingskjede.
Funn i undersøkelse
Det var stor variasjon med hensyn til hvor ofte meldingsutveksling blir kjørt på legekontorene. Meldingsutveksling skal kjøres flere ganger pr. time. Men ikke alle kjører meldingsutvekslingen automatisk, den blir kjørt manuelt ved behov. EDI-programvaren må være påslått for at meldingsutvekslingen skal gå , og det er anbefalt at den går som en tjeneste på serveren, slik at meldingsutvekslingen foretas selv om programvaren blir lukket ved et uhell. Dersom dette skjer når utveksling ikke er satt opp som en tjeneste på serveren, kan det medføre at meldingsutvekslingen stopper opp. Det anbefales at meldingsutvekslingen settes opp som en tjeneste og at den kjøres automatisk (inkl helg/helligdag) med ca 10 minutters mellomrom. Mange legekontor lukker programvaren og slår av maskinen som kjører meldingsutveksling når de stenger for dagen. Konsekvensen kan være at akutthenvisninger ikke kommer frem før dagen etter, eller i verste fall, på mandagsmorgen om den ble forsøkt sendt av legen på fredag. Hvis man har avtalt kortere svarfrist på PLO- meldinger, bør meldingsutvekslingen kjøres døgnkontinuerlig. De fleste legekontorene har relativt gode rutiner på feilhåndtering. Mange legekontor sjekker meldingsutveksling ( EDI-systemet) hver dag, men det skjer for ofte at det går for lang tid før de kontrollerer og iverksetter tiltak i forhold til avvik. Enkelte legekontor har ikke rutiner i det hele tatt og vet ikke følgene av manglende rutiner. Disse kontorene har mange feil og avviste meldinger i sitt EDI-system. Ved å la disse feilmeldingene ligge vil ikke pasientdata komme frem til riktig mottaker. Flere legekontor mener de trenger opplæring både i journalsystem og i større grad i EDI-systemet. Vi kan derfor ut i fra dette si at rutinesvikt og feilhåndtering trolig skyldes mangel på kompetanse og usikkerhet omkring hva de skal gjøre i de forskjellige avvikssituasjoner. Ved at legekontorets personale får opplæring, vil man kunne få en sikrere samhandlingskjede.
Krav
Alle aktører (inkl. legekontorene) som er knyttet opp mot Norsk Helsenett, har underskrevet en avtale.
Der står det følgende: ”Aktøren skal oppfylle kravene i Norm for Informasjonssikkerhet for Helse- og omsorgssektoren.
Dette betyr at aktøren har et selvstendig og subjektivt juridisk ansvar for at krav til sikkerheten ivaretas”
Det kan leses mer om dette i: ”PERSONVERN OG INFORMASJONSSIKKERHET FOR LEGEKONTORER”
http://www.helsedirektoratet.no/vp/multimedia/archive/00278/Personvern_og_infor_278049a.pdf
Følgende kapittel beskriver kravene: - 3.2.8 Elektronisk meldingsformidling - 3.3.4 Avvikshåndtering
Anbefalinger
- Automatisk meldingsutveksling kjøres som tjeneste
o Meldingsutvekslingen kjøres hvert 10. minutt hver dag, hele døgnet, hele året (hvor legevakt praktiseres/ og kortere svarfrist på PLO- meldinger er avtalt)
- Sjekk av avvik i EDI-programvaren 2 ganger hver dag
o Sjekk av feilete meldinger (inngående/utgående) og avviste meldinger (inngående utgående)
o Sjekk av logg
- Gjøre tiltak:
o Når man ikke mottar applikasjonskvittering.
o Når man mottar negativ applikasjonskvittering.
o Når man ikke mottar leveransekvittering
